Hồ sơ tự công bố sản phẩm: quy định và thủ tục từ A-Z

Khi đưa mặt hàng thực phẩm ra thị trường thì hồ sơ tự công bố sản phẩm là bước đầu tiên. Mọi cơ sở sản xuất và kinh doanh đều phải thực hiện nghiêm túc việc này. Việc tự công bố sẽ giúp minh bạch toàn bộ thông tin chất lượng của hàng hoá. Nhờ đó, người tiêu dùng cũng cảm thấy an tâm hơn khi chọn mua sản phẩm. Tuy nhiên, nếu không nắm rõ quy định trong Nghị định 15/2018/NĐ-CP thì rất dễ mắc lỗi, dẫn đến việc anh chị dễ bị mất thời gian do làm sai biểu mẫu hoặc kiểm nghiệm thiếu một số chỉ tiêu quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách hoàn thiện hồ sơ đầy đủ nhất. Mình cũng sẽ giải đáp các vướng mắc thực tế từ kinh nghiệm làm nghề.

Sản phẩm nào cần tự công bố, sản phẩm nào phải đăng ký?

Đầu năm ngoái, một xưởng mứt ở ngoại thành đã liên hệ nhờ bên mình tư vấn. Xưởng bị một hệ thống siêu thị lớn từ chối nhập hàng do thiếu giấy tờ. Chị chủ xưởng cứ đinh ninh rằng mứt gừng tự làm và có giấy kinh doanh là đủ. Chị hoàn toàn không biết rằng sản phẩm đóng gói sẵn bắt buộc phải làm thủ tục này. Thậm chí, chị còn nhầm lẫn giữa việc tự công bố và đăng ký bản công bố. Chị suýt tốn tiền triệu để đi thuê dịch vụ làm hồ sơ sai loại. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP thì quy định của pháp luật phân định việc này rất chi tiết, phân nhóm rõ ràng để các doanh nghiệp và cơ sở sản xuất có thể dễ dàng nắm bắt và áp dụng đúng vào thực tế kinh doanh của mình.

Nhóm sản phẩm được phép tự công bố bao gồm thực phẩm đã qua chế biến. Phụ gia thực phẩm và chất hỗ trợ chế biến cũng nằm trong danh sách mặt hàng này. Dụng cụ chứa đựng thực phẩm và vật liệu bao gói tiếp xúc trực tiếp cũng thế. Ví dụ, nếu anh chị sản xuất bánh kẹo hoặc nhập khẩu hộp nhựa thì thuộc diện tự công bố. Việc này được thực hiện dựa trên cam kết chất lượng của chính người chủ cơ sở. Cơ quan quản lý nhà nước sẽ làm công tác hậu kiểm sau đó. Anh chị cần cẩn thận để không nhầm lẫn nhé.

Ngược lại, thủ tục đăng ký bản công bố sản phẩm theo Điều 6 khắt khe hơn. Nó áp dụng cho một số nhóm mặt hàng có tính chất đặc thù trên thị trường. Đó là thực phẩm bảo vệ sức khoẻ và sản phẩm dinh dưỡng dùng cho trẻ nhỏ. Phụ gia hỗn hợp có công dụng mới cũng thuộc diện bắt buộc phải đăng ký. Nếu rơi vào nhóm này, hồ sơ nộp lên Cục An toàn thực phẩm để chờ thẩm định. Quá trình này khá lâu.

Hồ sơ tự công bố sản phẩm thực phẩm gồm những gì?

Để hoàn thiện bộ hồ sơ này thì anh chị cần chuẩn bị đủ giấy tờ. Hồ sơ không hề phức tạp nếu như chúng ta hiểu và nắm rõ yêu cầu. Tuy nhiên, một sai sót nhỏ ở khâu đánh máy cũng có thể làm hỏng việc. Chuyên viên tiếp nhận hoàn toàn có quyền từ chối bộ hồ sơ đó ngay lập tức. Về cơ bản, một bộ hồ sơ đầy đủ và hợp lệ sẽ bao gồm hai thành phần chính như sau. Hai tài liệu quan trọng này bắt buộc phải nộp đầy đủ.

Thứ nhất là Bản tự công bố sản phẩm theo Mẫu số 01 Phụ lục I của Chính phủ. Văn bản này được đính kèm theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP để các doanh nghiệp tải về sử dụng. Trong mẫu này, cơ sở phải điền chính xác tên tổ chức, địa chỉ và mã số doanh nghiệp. Anh chị phải ghi rõ thời hạn sử dụng, hướng dẫn sử dụng cùng với cách thức bảo quản mặt hàng. Hãy lưu ý rằng thiết kế nhãn sản phẩm cũng cần đính kèm thẳng vào bản công bố chính thức này, nhằm cung cấp đầy đủ thông tin trực quan cho cơ quan chức năng dễ dàng theo dõi và đối chiếu sau này. Bản công bố phải được ký tên và đóng dấu đầy đủ. Văn bản này hoàn toàn không được phép tẩy xoá.

Thứ hai là Phiếu kết quả kiểm nghiệm an toàn thực phẩm do phòng thí nghiệm cấp. Thời hạn của phiếu là mười hai tháng tính đến ngày doanh nghiệp nộp hồ sơ xin phép. Đây là tài liệu chứng minh sản phẩm đạt chuẩn an toàn theo quy định của nhà nước. Đơn vị kiểm nghiệm phải thuộc danh sách chỉ định hoặc công nhận ISO/IEC 17025. Phiếu kiểm nghiệm phải thể hiện rõ các chỉ tiêu an toàn theo quy định của Bộ Y tế. Bản sao y là được.

Cách chọn chỉ tiêu kiểm nghiệm theo từng nhóm sản phẩm

Việc tốn kém nhất khi làm thủ tục này chính là bước mang mẫu đi phân tích. Mỗi một chỉ tiêu test đều được phòng thí nghiệm tính mức phí hoàn toàn riêng biệt. Mức phí dao động từ vài chục nghìn đến hàng trăm nghìn đồng cho từng hạng mục. Một số xưởng nhỏ không biết cách chọn nên mang danh sách hàng chục chỉ tiêu ra phòng lab. Họ tốn cả chục triệu đồng nhưng hồ sơ vẫn bị thiếu các chỉ tiêu bắt buộc. Ngược lại, việc kiểm quá ít sẽ bị cơ quan nhà nước tuýt còi vì chưa chứng minh được an toàn, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến tiến độ ra mắt cũng như kế hoạch phân phối hàng hoá của cơ sở.

Nguyên tắc chung là phải kiểm nghiệm các chỉ tiêu an toàn do Bộ Y tế ban hành. Điều này được xem xét dựa trên đặc tính của từng loại thực phẩm mà xưởng đang làm. Nếu sản phẩm có Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia thì anh chị cứ bám sát văn bản đó. Nước sạch sinh hoạt dùng chuẩn QCVN 01-1:2018/BYT. Kim loại nặng thì đối chiếu chuẩn QCVN 8-2:2011/BYT. Ô nhiễm vi sinh vật thì làm theo QCVN 8-3:2012/BYT. Nếu chưa có quy chuẩn thì anh chị cần kiểm các chỉ tiêu theo quy định của Codex.

Nhóm sản phẩm	Chỉ tiêu thường kiểm nghiệm
Bánh kẹo, mứt	Tổng vi sinh vật hiếu khí, Coliform, E. coli, nấm men mốc, kim loại nặng
Nước đóng chai	Coliform, E. coli, P. aeruginosa, Streptococci faecal, bào tử kỵ khí, hóa lý
Gia vị	Nitơ tổng, Nitơ axit amin, Coliform, E. coli, Clostridium perfringens, S. aureus, kim loại nặng

Bảng trên chỉ là gợi ý cơ bản dựa trên tình hình thực tế hoạt động. Anh chị cần tham khảo quy chuẩn cụ thể cho sản phẩm trước khi đi test mẫu. Khi mang mẫu đến phòng thí nghiệm chuẩn ISO/IEC 17025 thì anh chị có thể nhờ tư vấn. Đừng tự ý bỏ bớt các chỉ tiêu an toàn bắt buộc để tiết kiệm chi phí nhé. Hãy kiểm tra thật kỹ.

Nộp bản công bố ở đâu và công khai thế nào?

Khi đã có đủ biểu mẫu và phiếu kiểm nghiệm thì bước tiếp theo là nộp hồ sơ. Theo Nghị định 15/2018/NĐ-CP, tổ chức nộp một bản hồ sơ qua đường bưu điện để đăng ký. Anh chị cũng có thể mang trực tiếp đến văn phòng làm việc của cơ quan quản lý. Cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền do Ủy ban nhân dân tỉnh ra quyết định. Ở mỗi địa phương, cơ quan này có thể là Ban Quản lý An toàn thực phẩm. Việc nộp ở đâu tuỳ thuộc vào mặt hàng.

Bên cạnh việc nộp hồ sơ, anh chị bắt buộc phải tự công khai bản công bố này ra ngoài. Pháp luật quy định cơ sở tự công khai trên phương tiện thông tin đại chúng hoặc niêm yết tại trụ sở. Ngày nay, việc làm website bán thực phẩm riêng hỗ trợ bán hàng và còn giúp tăng cường mức độ uy tín của thương hiệu trên nền tảng trực tuyến trong thời đại công nghệ số. Đây là không gian lý tưởng để anh chị đăng tải các bản tự công bố. Ngay sau khi công bố, cơ sở được quyền sản xuất và tự chịu trách nhiệm hoàn toàn. Không phải chờ cấp phép.

Khi nào bắt buộc phải thực hiện công bố lại?

Rất nhiều cơ sở cho rằng chỉ cần làm giấy tờ một lần là dùng mãi mãi. Họ không bao giờ bận tâm đến việc cập nhật thêm các loại hồ sơ thủ tục này. Điều này hoàn toàn sai lầm và có thể dẫn đến mức phạt tiền theo đúng quy định. Việc xử phạt này được ghi chi tiết trong văn bản Nghị định 115/2018/NĐ-CP của Chính phủ. Cơ quan hậu kiểm sẽ thường xuyên rà soát hồ sơ của xưởng.

Pháp luật quy định rõ, anh chị phải thực hiện thủ tục lại khi có sự thay đổi. Việc thay đổi tên gọi hoặc xuất xứ hàng hoá cũng yêu cầu xưởng phải đi làm lại toàn bộ. Nếu thay đổi thành phần cấu tạo của sản phẩm đã đăng ký thì hồ sơ mất hiệu lực. Ví dụ, nếu xưởng đổi tỷ lệ đường thì giấy phép cũ bị huỷ, đòi hỏi anh chị phải tốn thêm thời gian mang mẫu đi kiểm nghiệm lại các chỉ tiêu liên quan và nộp bộ hồ sơ mới cho cơ quan quản lý nhà nước. Anh chị nhớ phải đi làm lại thủ tục ngay.

Tuy nhiên, trong trường hợp cơ sở chỉ thay đổi cách thức đóng gói thì được miễn. Nếu anh chị đổi mẫu mã bao bì thiết kế thì cũng không cần làm lại hồ sơ. Việc dời địa chỉ trụ sở mà không thay đổi địa điểm sản xuất thực tế cũng được chước tất. Lúc này, anh chị chỉ cần gửi thông báo bằng văn bản về nội dung thay đổi đi. Sau khi gửi thông báo, cơ sở tiếp tục hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường. Rất đơn giản phải không.

Những lỗi thường gặp khiến bản tự công bố bị trả về

Trong quá trình hỗ trợ học viên hoàn thiện giấy tờ, mình nhận thấy có một vài lỗi lặp lại. Những lỗi này khiến hồ sơ của xưởng bị chuyên viên từ chối tiếp nhận ngay từ đầu. Lỗi phổ biến nhất là phiếu kiểm nghiệm hết hạn do quá mười hai tháng tính đến ngày nộp hồ sơ. Một lỗi nữa là phòng kiểm nghiệm test mẫu không có đủ chức năng và không đạt chuẩn ISO/IEC 17025. Kết quả là cơ sở phải đi kiểm tra lại từ đầu, gây tốn kém tiền bạc và tiêu tốn một khoảng thời gian chờ đợi khá dài so với kế hoạch ban đầu đưa ra. Quá trình này rất mệt mỏi và tốn kém đấy nhé.

Lỗi thứ hai là sự bất nhất thông tin giữa các tài liệu trong toàn bộ hồ sơ. Tên sản phẩm trên bao bì và trên Mẫu số 01 không trùng khớp với nhau dù chỉ một chữ. Thành phần trên nhãn ghi một đằng nhưng trong bản công bố lại ghi một nẻo cũng rất phổ biến. Ngoài ra, việc thiết kế nhãn thiếu các nội dung bắt buộc như hạn sử dụng cũng khiến chuyên viên trả hồ sơ ngay. Nhớ kiểm tra kỹ.

Nguồn tham khảo thêm: Cơ sở dữ liệu quốc gia về văn bản pháp luật.

Đọc thêm: chuyên mục pháp lý và hồ sơ thực phẩm, khoá hồ sơ công bố & giấy phép, giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, truy xuất nguồn gốc thực phẩm.

Hỏi giảng viên

Sản phẩm tự công bố có cần nộp phí thẩm định cho nhà nước không?

Pháp luật hiện hành không quy định thu phí thẩm định khi nộp bộ hồ sơ này. Anh chị chỉ cần trả chi phí kiểm nghiệm mẫu thực tế tại phòng thí nghiệm ISO/IEC 17025.

Mỗi hương vị khác nhau của cùng một loại sản phẩm có phải công bố riêng?

Có, theo nguyên tắc thì mỗi loại sản phẩm với hương vị khác nhau đều độc lập. Do vậy xưởng cần phiếu kiểm nghiệm và bản tự công bố riêng biệt cho từng vị mứt.

Mua nguyên liệu đã có bản tự công bố về chia nhỏ đóng gói cần làm gì?

Nếu mua thực phẩm đã được chứng nhận về để đóng gói lại dưới tên thương hiệu mới. Lúc này, anh chị vẫn phải kiểm nghiệm và làm một bộ hồ sơ đăng ký theo tên cơ sở của mình.