Truy xuất nguồn gốc thực phẩm là gì? hướng dẫn quy trình từ A-Z

Truy xuất nguồn gốc thực phẩm là khả năng theo dõi hàng hoá qua từng công đoạn. Ví dụ, xưởng xúc xích làm ra mẻ 500 kg. Khi có khiếu nại, anh chị phải tra cứu được 50 kg thịt heo nhập từ ai. Hiện nay, kỹ năng lập hồ sơ lô là yêu cầu bắt buộc cho QC. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn cách tổ chức hệ thống truy vết hiệu quả.

Truy xuất nguồn gốc thực phẩm là gì?

Mở đầu bằng cảnh thật tại một cơ sở làm giò chả ở Bắc Ninh khi thanh tra đến kiểm tra. Yêu cầu đầu tiên của họ là xuất trình hồ sơ sản xuất lô chả lụa mang mã CL1205. Truy xuất nguồn gốc thực phẩm là gì trong tình huống này? Nó chính là việc anh chị đưa ra được tờ phiếu tiếp nhận 100 kg thịt heo tươi. Kèm theo đó là bảng theo dõi nhiệt độ gia nhiệt 90°C trong 60 phút của ngày hôm đó. Theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 22005, hệ thống này giúp cơ sở minh bạch thông tin nguồn gốc. Đồng thời giúp nhà máy phản ứng rất nhanh khi có sự cố phát sinh. Khi phát hiện một lô nguyên liệu sữa tươi bị nhiễm vi khuẩn Coliform, nhà máy sẽ khoanh vùng chính xác lượng thành phẩm đã đóng gói để giữ lại ngay tại kho, tránh rủi ro lây lan ra thị trường bán lẻ. Ngược lại, nếu cơ sở không có hồ sơ rõ ràng, anh chị sẽ buộc phải huỷ toàn bộ hàng tồn kho. Cơ chế này bảo vệ dòng tiền.

Nguyên tắc “Một bước trước, một bước sau” trong sản xuất

Nguyên lý cốt lõi của ISO 22000:2018 là anh chị phải biết chính xác nguyên liệu nhận từ ai. Và đồng thời nắm rõ sản phẩm làm ra đã được bán cho những đại lý nào. Một bước trước nghĩa là bộ phận kho phải giữ hoá đơn mua 200 lít sữa tươi từ nông trại X. Đi kèm với đó là giấy chứng nhận kiểm nghiệm vi sinh đầu vào đạt chuẩn. Một bước sau là sổ xuất kho ghi rõ 50 thùng sữa chua giao cho đại lý tại Hà Đông. Để làm được điều này, nhân viên QC trên chuyền cần ghi chép liên tục từng khâu chuyển giao, từ lúc nguyên liệu sơ chế, qua khâu thanh trùng 85°C, cho đến khi thành phẩm vào kho lạnh 0–4°C. Sự đứt gãy dữ liệu ở khâu trung gian sẽ khiến quá trình điều tra nguyên nhân kéo dài nhiều ngày. Nếu kho lạnh mất điện lên 10°C, lô hàng đó phải được khoanh vùng bằng biên bản sự cố. Việc ghi chép phải liên tục.

Mã lô và tem nhãn trên bao bì

Mã lô đóng vai trò cốt lõi để tra cứu lại toàn bộ lịch sử hình thành của sản phẩm.

Tại một xưởng nướng bánh mì ở Hưng Yên, mỗi mẻ bánh ra lò đều được cấp mã định danh riêng. Người công nhân sẽ in phun trực tiếp mã này lên màng bọc, ví dụ BM260901. Mã số này thể hiện rõ ngày sản xuất và ca làm việc buổi sáng hay chiều. Khoản ghi nhãn bao bì tuân theo Nghị định 43/2017/NĐ-CP cùng văn bản sửa đổi Nghị định 111/2021/NĐ-CP. Thực phẩm đóng gói sẵn phải in rõ ngày sản xuất kèm hạn dùng và định lượng. Các cảnh báo an toàn cũng cần xuất hiện đầy đủ trên nhãn. Dòng mã lô thường được nhà sản xuất in sát khu vực ngày tháng này để dễ dàng đối chiếu. Hiện nay, tem có chứa mã QR cho phép người tiêu dùng dùng điện thoại quét xem xuất xứ nhanh chóng. Nhưng nền tảng dữ liệu đằng sau vẫn là hệ thống hồ sơ nội bộ lưu tại phòng QC nhà máy. Một chiếc tem mã vạch chỉ hiển thị thông tin chung chung thì không có giá trị pháp lý thực tế. Anh chị đừng in tem rỗng.

Hồ sơ ghi chép gồm những gì và lưu bao lâu?

Lưu giữ hồ sơ giấy hoặc file mềm là bằng chứng vật lý đáng tin cậy nhất cho hệ thống này. Khi có lệnh thu hồi sản phẩm, ban giám đốc sẽ cần ngay danh sách khách hàng đã nhận lô đó.

Tên loại hồ sơ	Người chịu trách nhiệm lưu giữ	Thời gian lưu trữ tối thiểu
Phiếu tiếp nhận nguyên liệu, vật tư	Thủ kho vật tư đầu vào	Quá hạn sử dụng của sản phẩm 6 tháng
Nhật ký sản xuất, sổ kiểm tra nhiệt độ	Tổ trưởng sản xuất hoặc QA	Quá hạn sử dụng của sản phẩm 6 tháng
Phiếu kết quả kiểm nghiệm sản phẩm	Nhân viên QC nhà máy	Tính tới tháng 9/2026, thường lưu 12 tháng
Phiếu xuất kho, hoá đơn giao hàng	Kế toán kho thành phẩm	Theo quy định tài chính kế toán hiện hành

Khối lượng giấy tờ này thực sự rất lớn đối với các cơ sở chạy sản xuất ba ca liên tục, mỗi ca vận hành hàng chục mẻ sản phẩm khác nhau, do đó việc phân công người giữ hồ sơ phải được quy định rõ bằng văn bản. Rất nhiều xưởng nhỏ thường mắc lỗi vứt bỏ sổ ghi chép ngay khi hàng xuất khỏi kho. Điều này làm cơ sở không thể chứng minh nguồn gốc khi đoàn kiểm tra yêu cầu giải trình sau đó. Lưu hồ sơ phải cẩn thận.

Áp dụng từ xưởng nhỏ đến nhà máy bằng phần mềm

Cách thức vận hành quy trình thu thập dữ liệu tuỳ thuộc rất nhiều vào quy mô của từng nhà máy. Cơ sở chế biến thuỷ sản nhỏ dưới 5 người chưa cần thiết áp dụng ngay tiêu chuẩn ISO 22000. Họ chỉ cần dùng sổ tay và bảng tính Excel là đủ theo dõi một mẻ mực khô. Nhưng khi doanh nghiệp nâng cấp lên dây chuyền công nghiệp lớn, xuất xưởng hàng nghìn tấn thực phẩm mỗi tháng với hàng trăm mã hàng khác nhau, thao tác ghi chép thủ công rất dễ dẫn đến sai sót do yếu tố con người. Lúc này, các nhà máy thường trang bị hệ thống máy quét mã vạch trên băng chuyền đóng gói. Thiết bị này kết nối vào phần mềm quản lý sản xuất để tự động hoá việc tạo mã lô. Việc áp dụng công nghệ số hoá giúp giảm tốc độ khoanh vùng sự cố từ vài ngày xuống vài phút. Điều này giúp giảm thiểu tối đa chi phí thu hồi hàng lỗi. Hãy chọn công cụ vừa sức.

Anh chị có thể tham khảo khoá học làm hồ sơ tự công bố sản phẩm tại trung tâm. Ngoài ra, hãy đọc thêm bài viết chuyên môn tại chuyên mục Pháp lý thực phẩm. Xưởng cũng nên đối chiếu các hướng dẫn kỹ thuật từ tài liệu an toàn thực phẩm của FAO.

Anh chị nên xem thêm quy trình xin chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn. Đồng thời, xưởng cần chủ động nắm rõ cách làm hồ sơ tự công bố sản phẩm.

Đọc thêm: giấy chứng nhận cơ sở đủ điều kiện an toàn thực phẩm, hồ sơ tự công bố sản phẩm.

Thuật ngữ liên quan

• GMP là gì: Bộ nguyên tắc thực hành sản xuất tốt nhằm ngăn chặn ô nhiễm chéo cho thực phẩm.
• SSOP là gì: Quy trình làm sạch chuẩn giúp kiểm soát vệ sinh bề mặt tiếp xúc thực phẩm.
• ISO 22000 là gì: Hệ thống chuẩn mực quốc tế kết hợp HACCP cùng các biện pháp quản lý rủi ro.