Hướng dẫn điền mẫu sổ kiểm thực 3 bước và lưu mẫu thức ăn

Anh chị đang chuẩn bị hồ sơ cho một bếp ăn trường học hay một xưởng cơm phần ở Bắc Ninh? Nhiều lúc đoàn xuống kiểm tra đột xuất, sổ sách ghi thiếu hoặc ghi sai giờ lưu mẫu là cơ sở lập tức bị phạt. Việc duy trì hồ sơ giấy tờ đúng quy định giúp cơ sở bảo vệ uy tín khi có sự cố ngộ độc xảy ra. Bài viết này mình sẽ hướng dẫn chi tiết cách dùng mẫu sổ kiểm thực 3 bước và biểu mẫu lưu mẫu thức ăn theo đúng chuẩn Quyết định 1246/QĐ-BYT.

Cấu trúc biểu mẫu kiểm thực ba bước

Một nhà ăn phục vụ 200 suất tại Hải Phòng sáng nào cũng cuống cuồng với mớ giấy tờ sổ sách. Để đáp ứng đúng yêu cầu của đoàn kiểm tra, các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống phải duy trì việc ghi chép thật tỉ mỉ vào sổ hàng ngày, từ lúc nhập nguyên liệu tươi sống cho đến tận khâu chia khay món ăn. Dưới đây là các bảng tiêu chuẩn mà anh chị cần dựng tay hoặc in sẵn. Việc kiểm thực phải thực hiện qua ba giai đoạn liên tiếp.

Bước đầu tiên là kiểm tra trước khi chế biến. Giai đoạn này giúp ngăn chặn từ sớm nguy cơ ngộ độc do nguyên liệu hỏng. Hãy làm thật kỹ.

STT	Tên nguyên liệu	Khối lượng	Nguồn gốc xuất xứ	Cảm quan ban đầu	Ghi chú
1	Thịt lợn nạc	20 kg	Công ty A (Hóa đơn số 123)	Tươi, màu hồng, không mùi lạ	Nhận lúc 6h00
2	Rau cải ngọt	15 kg	Trại rau B	Tươi, không dập nát	Nhận lúc 6h30

Bước thứ hai là kiểm tra trong quá trình chế biến. Người phụ trách phải quan sát liên tục khu vực bếp.

STT	Tên món ăn	Người chế biến	Điều kiện vệ sinh	Thời gian bắt đầu	Thời gian kết thúc
1	Thịt lợn luộc	Trần Văn C	Dụng cụ sạch, tạp dề nón mũ đủ	7h00	8h30
2	Canh cải ngọt	Nguyễn Thị H	Găng tay đầy đủ, dụng cụ sạch	8h00	9h00

Bước thứ ba là kiểm tra trước khi ăn. Bước này chốt lại chất lượng và mùi vị món ăn trước khi chia khay cho khách. Khi món ăn có dấu hiệu biến chất, phải lập tức cách ly và tiêu huỷ. Đây là ba bảng cơ bản nhất. Cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống cần in thành ba cuốn riêng biệt hoặc gộp chung một sổ cái lớn. Anh chị nên đóng thành quyển có đánh số trang để tiện việc theo dõi và không bị thất lạc.

Biểu mẫu theo dõi lưu mẫu thức ăn

Nhiều quán cơm nhỏ chưa nắm rõ lúc nào bắt buộc phải lưu mẫu. Theo quy định hiện hành, cơ sở phục vụ từ 30 suất ăn trở lên bắt buộc phải thực hiện chế độ lưu mẫu. Nếu anh chị bán dưới 30 suất thì không bắt buộc, nhưng nhiều nơi vẫn tự nguyện làm để phòng rủi ro. Dù ban đầu việc ghi chép có thể gây ra nhiều bỡ ngỡ cho nhân viên, nhưng khi đã vào nền nếp, hoạt động này giúp kiểm soát tốt nguồn hàng và truy xuất nguồn gốc nhanh chóng.

Lượng mẫu lưu được tính rất kỹ bằng các con số cụ thể. Thức ăn đặc như rau, thịt, cá cần lấy tối thiểu 100 g. Với thức ăn lỏng như canh, súp, cháo, anh chị phải lấy tối thiểu 150 ml. Các dụng cụ đựng mẫu phải có nắp đậy, niêm phong cẩn thận và dán nhãn. Mẫu phải bảo quản ở nhiệt độ 2–8°C trong thời gian ít nhất 24 giờ. Đừng bỏ qua khâu này.

STT	Tên mẫu thức ăn	Khối lượng mẫu	Giờ lấy mẫu	Giờ huỷ mẫu	Người lấy (Ký tên)	Nhiệt độ tủ
1	Thịt lợn luộc	100 g	10h30 (01/10)	10h30 (02/10)	D (ký)	4°C
2	Canh cải ngọt	150 ml	10h30 (01/10)	10h30 (02/10)	D (ký)	4°C

Hiện nay, nhiều khu bếp ghi số liệu vào hệ thống bằng phần mềm quản lý nhà hàng để dữ liệu đồng bộ nhanh hơn. Việc này giúp thay thế thao tác điền tay vào sổ cái rườm rà, giúp quản lý theo dõi số liệu từ xa nhanh và chính xác. Đặc biệt với chuỗi nhà hàng lớn, phần mềm giúp đồng bộ dữ liệu tốt hơn.

Cách điền từng mục trong biểu mẫu

Nhân viên ở bếp ăn thường có thói quen làm xong hết việc mới ghi theo trí nhớ. Thay vì phó mặc hoàn toàn cho trí nhớ của một cá nhân, người quản lý cần sát sao đôn đốc nhân viên hoàn thiện bảng biểu ngay tại thời điểm thao tác cắt thái, nấu nướng hoặc lưu trữ thức ăn. Việc này rất quan trọng.

Với bảng bước một, khi xe nguyên liệu giao tới bãi, người nhận kiểm đếm và ghi ngay vào sổ. Cột nguồn gốc xuất xứ phải ghi chính xác tên nhà cung cấp khớp với hoá đơn. Phần cảm quan đánh giá bằng mắt, mũi và tay cầm trực tiếp. Ghi rõ ràng rau tươi hay thịt đỏ hồng.

Ở bảng thứ hai, cột người chế biến bắt buộc ghi đúng tên nhân viên đang đứng trực tiếp tại thớt. Không ghi chung chung tên tổ trưởng ca đó. Điều kiện vệ sinh cần xác nhận nhân viên có đeo khẩu trang và găng tay hay không.

Đến bảng lưu mẫu, cột giờ lấy mẫu phải ghi chính xác đến từng phút. Nhãn dán ngoài hộp nhựa lưu mẫu cũng phải khớp giờ với con số trong sổ. Cột nhiệt độ tủ lạnh cần nhìn đồng hồ đo thực tế tại thời điểm cất hộp vào tủ. Các biểu mẫu này cần lưu trữ cẩn thận để xuất trình khi đoàn thanh tra yêu cầu theo hướng dẫn từ Cục An toàn thực phẩm.

Lỗi hay gặp khi ghi chép sổ sách

Trong các lớp học của bên mình, nhiều chủ cơ sở kể lại những lỗi bị trừ điểm rất đáng tiếc. Lỗi phổ biến nhất là điền khống giờ huỷ mẫu. Nhân viên ghi giờ lấy mẫu là 10h sáng hôm nay, nhưng cột giờ huỷ lại ghi 9h sáng hôm sau. Thực tế quy định yêu cầu lưu mẫu ít nhất 24 giờ kể từ lúc cất mẫu. Lấy lúc 10h thì sớm nhất 10h sáng ngày mai mới được quyền huỷ.

Ngoài những sai sót về mặt con số và thời gian, nhiều cơ sở còn mắc lỗi dùng sai dụng cụ chứa đựng, khiến vi sinh vật nhiễm chéo từ ngoài môi trường vào phần mẫu đang bảo quản trong tủ lạnh. Nhiệt độ bảo quản mẫu bắt buộc nằm trong khoảng 2–8°C. Nếu tủ hỏng, phải gọi thợ sửa ngay chứ không làm sai lệch số liệu trong bảng.

Lỗi thứ ba là lưu thiếu định lượng so với quy định. Hộp canh lỏng mà nhân viên múc có 50 ml là sai hoàn toàn. Phải múc đủ 150 ml theo đúng yêu cầu. Các anh chị làm bếp ăn trường mầm non có thể chưa quen việc này, nhưng với bếp ăn hàng trăm suất thì đây là nguyên tắc bắt buộc. Một số cơ sở còn quên không ký tên vào phần người lấy mẫu hoặc ký thay cho nhau. Hãy kiểm tra thường xuyên.

Anh chị nên tham khảo thêm khoá bếp ăn tập thể để hoàn thiện quy trình. Mọi biểu mẫu được cập nhật liên tục tại chuyên mục biểu mẫu và tài liệu.

Anh chị đọc kèm: biên bản sinh hoạt lớp, mẫu bản tự công bố sản phẩm.

Biểu mẫu liên quan

• Mẫu giấy xác nhận tập huấn kiến thức an toàn thực phẩm: Dành cho nhân sự trực tiếp chế biến thực phẩm.
• biên bản sinh hoạt lớp: bước tiếp theo sau khi hiểu mục này.
• mẫu bản tự công bố sản phẩm: đoàn kiểm tra hay hỏi cùng lúc.