Top 5 kinh nghiệm thực tế về tự công bố sản phẩm

Không ít đơn vị đào tạo nghĩ rằng mình chỉ dạy nghề, nên chẳng bao giờ phải lo giấy tờ cho sản phẩm. Thế nhưng khi học viên làm bánh mẫu, nước sốt hay mứt có thực phẩm thật rồi mang bán kèm khóa học, câu hỏi “đã có giấy công bố chưa” thường xuất hiện rất nhanh. Bài này gom lại những điều đội ngũ bên mình rút ra sau nhiều lần đồng hành cùng các đơn vị đi qua đúng tình huống ấy. Mỗi mục đều có tiêu chí chọn, đối tượng phù hợp và cả những hạn chế thực tế để anh chị tự đối chiếu với hoàn cảnh của mình.

Vì sao trung tâm đào tạo cũng cần tự công bố sản phẩm?

Nói ngắn gọn, tự công bố sản phẩm là việc doanh nghiệp tự khai báo với cơ quan nhà nước rằng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn đã áp dụng. Không có cơ quan nào cấp một tờ phê duyệt rồi xong việc. Bên sản xuất là người tự chịu trách nhiệm về những nội dung mình đã khai.

Điều nhiều người chưa để ý là sản phẩm thực hành của học viên có thể thuộc diện phải công bố. Ví dụ bộ học liệu có thực phẩm thật, mẫu thực phẩm hay đồ dùng dạy nghề tiếp xúc trực tiếp với thực phẩm. Đội ngũ bên mình từng làm việc với một trung tâm chuyên làm mứt và bánh mẫu cho học viên mang về nhà, sau đó đóng gói bán lại theo combo. Khi cơ quan chức năng hỏi giấy tờ, họ mới nhận ra mình chưa chuẩn bị gì. Cả quá trình phải làm lại từ đầu, và khoảng thời gian mất đi không hề nhỏ.

Việc đầu tiên nên làm là kiểm chứng lại phạm vi áp dụng cho từng loại sản phẩm. Quy định có thể được sửa đổi theo thời gian, nên đừng dựa vào một câu trả lời truyền miệng nào, kể cả từ người đã làm trước mình.

Chọn đúng nhóm sản phẩm trước khi làm bất cứ thứ gì

Chọn nhóm sản phẩm là bước nhiều đơn vị bỏ qua, rồi làm sai ngay từ gốc. Tiêu chí quan trọng nhất là sản phẩm có lưu hành thương mại ra thị trường hay chỉ dùng nội bộ cho học viên. Một món học viên làm rồi ăn ngay trong lớp khác hẳn một gói sản phẩm đóng túi đem bán ra ngoài. Chỉ riêng điểm này đã quyết định hồ sơ cần chuẩn bị nặng hay nhẹ.

Cách tiếp cận này phù hợp nhất với trung tâm vừa đào tạo vừa có hoạt động sản xuất hoặc bán sản phẩm kèm khóa học. Nếu đơn vị chỉ dạy lý thuyết và thực hành trong lớp, không đưa gì ra ngoài, nguy cơ phải công bố thường thấp hơn đáng kể.

Có một hạn chế cần nhớ: cách phân nhóm có thể thay đổi theo văn bản mới. Anh chị nên đối chiếu với văn bản hiện hành hoặc hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận trước khi chốt phương án.

Hồ sơ kỹ thuật nên có sẵn ngay từ đầu

Hồ sơ kỹ thuật là bộ giấy tờ chứng minh sản phẩm được làm ra đúng như những gì đã khai. Nghe thì khô khan, nhưng khi bị yêu cầu bổ sung mà trong tay không có sẵn, cả quá trình có thể kéo dài thêm nhiều tuần, thậm chí vài tháng.

Các giấy tờ thường gặp gồm bản công bố, tiêu chuẩn áp dụng và mẫu nhãn sản phẩm. Ngoài ra nên lưu quy trình sản xuất và nguồn gốc nguyên liệu. Đây chính là bằng chứng khi ai đó hỏi “làm thế nào để ra được sản phẩm này”. Đừng chỉ giữ trong đầu người phụ trách, vì người đó có thể nghỉ việc bất cứ lúc nào.

Đội ngũ bên mình thường khuyên mỗi sản phẩm nên có một thư mục riêng, đánh số phiên bản rõ ràng. Khi đổi công thức, chỉ cần mở đúng thư mục ấy là biết mình đang khai báo nội dung nào. Thói quen nhỏ này tiết kiệm rất nhiều thời gian lục tìm về sau.

Hồ sơ của từng sản phẩm mỗi nơi một khác, nên hãy kiểm chứng với đơn vị tư vấn hoặc cơ quan tiếp nhận để biết chính xác cần những gì.

Nhãn sản phẩm là chỗ hay sai nhất

Nhãn là thứ người tiêu dùng nhìn thấy đầu tiên, và cũng là thứ được soi kỹ nhất khi kiểm tra. Nhãn phải có đủ thông tin bắt buộc, dễ đọc và khớp hoàn toàn với nội dung hồ sơ công bố. Chỉ cần lệch một con số khối lượng hoặc một thành phần, hồ sơ có thể bị trả về để sửa. Đôi khi chỉ là một dấu phẩy sai, nhưng vẫn đủ để phải đi thêm một vòng.

• Chuẩn hóa mẫu nhãn: nếu có nhiều sản phẩm nhỏ lẻ, dùng một khuôn chung rồi chỉ thay phần nội dung riêng.
• Đối chiếu từng con số: khối lượng, thành phần, hạn sử dụng phải khớp tuyệt đối với hồ sơ.

Lỗi nhãn là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị yêu cầu chỉnh sửa. Nhiều người thấy việc này quá nhỏ nên không rà lại trước khi nộp, rồi mất thêm vài vòng đi lại. Rà soát thêm một lần trước khi nộp thường rẻ hơn rất nhiều so với sửa sau. Nếu muốn hiểu thêm về cách kiểm soát các mối nguy liên quan, anh chị có thể tham khảo cẩm nang an toàn thực phẩm để nắm bức tranh tổng thể trước khi làm hồ sơ.

Lập lịch công bố theo tiến độ khóa học

Đây là kinh nghiệm đội ngũ thấy có ích nhất với những đơn vị bán sản phẩm cuối khóa. Lấy ví dụ một khóa học ba tháng, sản phẩm cuối khóa được đem bán ngay sau khi học viên hoàn thành. Nếu chờ đến tuần cuối mới bắt tay vào hồ sơ, gần như chắc chắn sẽ trễ lịch bán.

Cách làm hiệu quả là tính ngược từ ngày muốn bán. Bắt đầu với ngày mục tiêu, trừ đi thời gian chuẩn bị hồ sơ, thời gian chờ tiếp nhận và khoảng dự phòng cho những lần bổ sung. Thời gian xử lý ở từng địa phương có thể khác nhau, nên hỏi trực tiếp để có con số sát thực tế.

Bên mình thường gợi ý đặt mốc nộp hồ sơ sớm hơn ngày bán dự kiến ít nhất vài tuần. Dư ra một chút thời gian là cách an toàn nhất, nhất là khi làm lần đầu.

Đổi công thức là phải rà lại hồ sơ

Đây là điểm nhiều đơn vị quên nhất. Lúc nộp hồ sơ, mọi thứ đều đúng. Nhưng sáu tháng sau, giảng viên đổi một loại gia vị, hoặc bớt một bước xử lý cho nhanh, và không ai ghi lại. Khi đoàn kiểm tra đến, hồ sơ vẫn ghi công thức cũ trong khi sản phẩm thực tế đã khác. Một khoảng lệch nhỏ như vậy cũng đủ tạo ra vấn đề.

Mỗi lần thay đổi nguyên liệu hoặc quy trình, cần rà lại công bố. Nếu thay đổi làm khác đi bản chất sản phẩm, có thể phải công bố lại từ đầu. Đừng đợi đến khi có người hỏi mới nhớ ra.

Nên lưu hồ sơ cả bản điện tử lẫn bản giấy để tra cứu nhanh. Đội ngũ bên mình thường gợi ý đơn vị chỉ định một người chịu trách nhiệm cập nhật, thay vì để việc này lửng lơ giữa các phòng ban, vì khi không ai phụ trách thì việc gì cũng dễ bị bỏ sót.

Tự làm hay thuê đơn vị tư vấn?

Tự làm thì chi phí thấp nhưng tốn thời gian và dễ sai ở những chi tiết nhỏ. Thuê tư vấn thì nhanh và chuẩn hơn, nhất là khi có nhiều sản phẩm cùng lúc. Tuy vậy, chi phí không nhỏ, và không phải đơn vị nào cũng cần thuê ngay từ đầu.

Nếu mới có một hoặc hai sản phẩm đơn giản, tự làm có thể là đủ. Khi số lượng tăng lên hoặc quy trình trở nên phức tạp, thuê người làm chuyên sẽ tiết kiệm hơn về lâu dài vì tránh được những vòng sửa kéo dài. Khi cân nhắc, anh chị nên tính cả công sức nội bộ chứ không chỉ nhìn vào hóa đơn, vì một người bỏ hàng tuần để tự làm hồ sơ cũng là chi phí thật.

Những lỗi thường gặp khi tự công bố sản phẩm

Ba lỗi dưới đây xuất hiện lặp đi lặp lại trong các hồ sơ mà đội ngũ bên mình từng xem qua.

• Chọn sai nhóm sản phẩm: hồ sơ không đúng loại hình nên phải làm lại từ đầu.
• Nhãn không khớp hồ sơ: chỉ một con số lệch cũng đủ khiến hồ sơ bị trả về.
• Không cập nhật khi đổi thành phần: lỗi tốn kém nhất, vì sản phẩm thực tế đã khác với giấy tờ.

Ba lỗi này có chung đặc điểm: lúc làm không thấy nguy hiểm gì, nhưng về sau rất khó sửa. Vì vậy nên kiểm tra định kỳ, ít nhất mỗi khi có thay đổi lớn về sản phẩm hoặc quy trình.

Câu hỏi thường gặp

Trung tâm đào tạo có bắt buộc tự công bố mọi sản phẩm không?

Không phải sản phẩm nào cũng bắt buộc. Điều này phụ thuộc vào việc sản phẩm có lưu hành thương mại hay chỉ dùng nội bộ, và thuộc nhóm nào theo quy định hiện hành. Anh chị nên đối chiếu từng loại sản phẩm với văn bản mới nhất, hoặc xem lại lộ trình tự công bố sản phẩm để hình dung đầy đủ các bước.

Tự công bố sản phẩm mất bao lâu?

Thời gian thay đổi theo mức độ đầy đủ của hồ sơ và từng địa phương. Nếu hồ sơ đầy đủ ngay từ đầu, quá trình thường nhanh hơn đáng kể so với trường hợp phải bổ sung nhiều lần. Con số cụ thể nên hỏi trực tiếp cơ quan tiếp nhận.

Có cần đơn vị tư vấn để làm hồ sơ không?

Không bắt buộc. Với sản phẩm đơn giản và người làm có kinh nghiệm, tự làm hoàn toàn khả thi. Với nhiều sản phẩm hoặc quy trình phức tạp, tư vấn giúp tiết kiệm thời gian và giảm rủi ro sai sót.

Sai nhãn có bị xử phạt không?

Có thể bị xử phạt nếu nhãn vi phạm quy định, tùy mức độ và tính chất sai sót. Vì vậy nên rà soát kỹ nhãn trước khi đưa sản phẩm ra thị trường, đồng thời đảm bảo nhãn khớp hoàn toàn với hồ sơ đã công bố.

Nếu anh chị đang chuẩn bị đưa sản phẩm của khóa học ra bán, hãy bắt đầu từ việc xác định đúng nhóm sản phẩm, rồi mới tính đến hồ sơ và thời gian. Đi đúng thứ tự ngay từ đầu sẽ tiết kiệm công sức hơn nhiều so với sửa đi sửa lại về sau. Muốn tìm hiểu kỹ hơn về việc đào tạo kiến thức nền cho đội ngũ, anh chị có thể xem tập huấn an toàn thực phẩm online có được không. Nếu cần đồng hành, bên mình luôn sẵn sàng trao đổi thêm để cùng anh chị tìm hướng đi phù hợp nhất.