Kiểm Nghiệm Thực Phẩm Định Kỳ Bao Lâu Một Lần Là Hợp Lý?

Nhiều chủ cơ sở hỏi chúng tôi đúng một câu: kiểm nghiệm định kỳ thực phẩm bao lâu một lần thì đủ? Đội ngũ bên mình làm việc với không ít xưởng và quán ăn trong nhiều năm, và phần lớn đang kiểm nghiệm ở mức 6 đến 12 tháng mỗi lần. Tuy vậy, nhóm sản phẩm có nguy cơ cao thường phải làm dày hơn, có khi 3 đến 6 tháng một lần. Phần dưới đây anh chị sẽ thấy vì sao như vậy, và làm sao tự xác định lịch phù hợp cho sản phẩm của mình.

Vì sao không có con số chung cho mọi cơ sở

Thực phẩm luôn thay đổi theo nguyên liệu, theo mùa và theo cách làm. Chúng tôi từng gặp một xưởng bánh chỉ đổi lô bột mì của nhà cung cấp khác, và kết quả vi sinh của lô tiếp theo khác hẳn. Chính vì thế không có con số nào đúng tuyệt đối cho mọi nơi.

Tần suất thường phụ thuộc vào ba yếu tố. Yếu tố đầu tiên là loại sản phẩm. Sữa tươi hay thịt chế biến dễ hư hơn đồ khô nhiều, nên mức theo dõi cũng phải khác. Yếu tố thứ hai là quy mô sản xuất. Nhà máy lớn có sản lượng lớn, một sai sót nhỏ có thể nhân lên thành nhiều lô hàng. Yếu tố cuối là yêu cầu của khách hàng. Nhiều siêu thị và đối tác xuất khẩu tự đặt lịch kiểm nghiệm cho nhà cung cấp của họ, và cơ sở buộc phải tuân theo.

Cần tách bạch kiểm nghiệm định kỳ với kiểm nghiệm lần đầu khi xin giấy phép. Hai việc này khác nhau cả về mục đích lẫn phạm vi chỉ tiêu, và chúng tôi sẽ giải thích ở phần tiếp theo.

Kiểm nghiệm lần đầu khác gì kiểm nghiệm định kỳ

Lần đầu, cơ sở lấy mẫu đúng sản phẩm đã đăng ký. Phòng thí nghiệm đối chiếu gần như toàn bộ chỉ tiêu trong quy chuẩn áp dụng để chứng minh sản phẩm đạt yêu cầu trước khi lưu hành. Đây là bức tranh đầy đủ nhất, và cũng là lần tốn kém nhất.

Kiểm nghiệm định kỳ có mục đích khác: theo dõi xem sản phẩm còn ổn định hay không. Vì vậy người ta thường tập trung vào các chỉ tiêu dễ thay đổi theo nguyên liệu, công nghệ và môi trường sản xuất, như vi sinh vật hoặc một vài chỉ tiêu hóa lý đặc thù của nhóm sản phẩm đó.

Có những thời điểm phải kiểm nghiệm lại ngay, không chờ đến lịch định kỳ. Khi đổi nguyên liệu, đổi nhà cung cấp, đổi công thức hay bao bì, anh chị nên làm ngay. Một thay đổi nhỏ trên giấy tờ đôi khi là thay đổi rất lớn trong nồi nấu.

Mốc tham khảo theo từng nhóm sản phẩm

Đây là phần anh chị hay tìm nhất, nên chúng tôi trình bày khá rõ ràng. Theo kinh nghiệm thực tế, mức tham khảo phổ biến như sau:

• Nhóm nguy cơ cao, gồm sữa và chế phẩm, thịt chế biến, thủy sản tươi sống: thường 3 đến 6 tháng một lần.
• Nhóm nguy cơ trung bình, gồm bánh kẹo, nước giải khát, gia vị đóng gói: thường 6 đến 12 tháng một lần.
• Nhóm nguy cơ thấp, gồm thực phẩm khô và đồ hộp ổn định: khoảng 12 tháng một lần, hoặc theo yêu cầu khách hàng.

Đây chỉ là mức tham khảo. Trước khi chốt lịch, anh chị cần đối chiếu quy định hiện hành áp dụng đúng cho sản phẩm của mình. Chúng tôi thấy không ít cơ sở làm theo con số trên mạng nhưng quên quy định riêng của chính nhóm hàng đó. Một quán ăn có làm thêm nước sốt đóng chai, chẳng hạn, sẽ có hai nhóm nguy cơ khác nhau cần theo dõi song song.

Những yếu tố làm tăng hoặc giảm tần suất

Có vài dấu hiệu khiến chúng tôi khuyên cơ sở nên kiểm nghiệm dày hơn. Rõ nhất là có khiếu nại từ khách hàng. Kế đó là kết quả lần trước nằm sát ngưỡng giới hạn dù vẫn đạt. Cuối cùng là vừa thay đổi quy trình. Lúc này sản phẩm đang ở vùng dễ trượt, đừng đợi đến kỳ hẹn mới làm.

Ngược lại, nếu hệ thống HACCP hoặc ISO 22000 vận hành ổn định và kết quả đạt nhiều năm liền, anh chị có thể giãn lịch ra một chút. Một xưởng chúng tôi từng đồng hành đã giữ được nhiều năm liên tiếp kết quả đạt với tần suất hợp lý. Tuy nhiên, giảm tần suất phải dựa trên căn cứ rõ ràng, không thể vì muốn tiết kiệm mà bỏ qua.

Quy mô cũng tác động rõ rệt. Nhà máy lớn, nhất là đơn vị xuất khẩu, thường lấy mẫu dày hơn vì số lô hàng nhiều và yêu cầu thị trường khắt khe hơn.

Chi phí kiểm nghiệm trong một năm ước tính thế nào

Chúng tôi lấy một tình huống minh họa. Một cơ sở bánh kẹo quy mô nhỏ kiểm nghiệm hai lần mỗi năm. Mỗi lần có thể từ vài triệu đến hơn chục triệu đồng, tùy số lượng chỉ tiêu. Con số này chỉ mang tính tham khảo, anh chị nên xin báo giá trực tiếp từ đơn vị kiểm nghiệm để có số chính xác.

Muốn giảm chi phí mà vẫn đúng quy định, có vài cách thực tế. Gom các chỉ tiêu vào cùng một đợt lấy mẫu sẽ rẻ hơn nhiều so với làm rải rác. Chọn đúng nhóm chỉ tiêu theo mức nguy cơ, đừng kiểm nghiệm tràn lan. Và lấy mẫu đại diện cho hợp lý, bởi một mẫu lấy đúng cách có giá trị hơn năm mẫu lấy qua loa.

Cách lập lịch kiểm nghiệm cho cơ sở

Lịch không cần phức tạp. Đội ngũ chúng tôi thường khuyên lập một bảng theo dõi đơn giản gồm tên sản phẩm, chỉ tiêu, ngày lấy mẫu gần nhất và ngày đến hạn. Một tờ giấy hay file bảng tính là đủ dùng lâu dài.

Nên gắn lịch kiểm nghiệm với các mốc đánh giá nội bộ và thời điểm kiểm tra của cơ quan chức năng. Làm vậy hồ sơ luôn sẵn sàng khi có người đến kiểm tra, không phải chạy đua vào phút chót. Đồng thời, hãy lưu đầy đủ phiếu kết quả để đối chiếu xu hướng qua từng lần. Nếu cần hướng dẫn bài bản hơn về hồ sơ và thủ tục, anh chị có thể tham khảo cẩm nang an toàn thực phẩm mà chúng tôi đã biên soạn. Với những ai muốn hiểu nền tảng về kiểm soát mối nguy, bài HACCP là gì là điểm khởi đầu hữu ích.

Những sai lầm thường gặp khi kiểm nghiệm định kỳ

Sai lầm phổ biến nhất là chỉ kiểm nghiệm khi có sự cố rồi quên hẳn lịch định kỳ. Đến lúc có chuyện thì đã muộn. Sai lầm thứ hai là lấy mẫu không đại diện cho lô hàng đang lưu hành, ví dụ chỉ lấy mẫu từ lô sản xuất đẹp nhất trong tuần. Sai lầm thứ ba là đọc phiếu kết quả qua loa, chỉ nhìn chữ “đạt” rồi cất đi mà bỏ qua những chỉ tiêu đang sát giới hạn.

Đọc phiếu kết quả để biết có cần kiểm nghiệm sớm hơn không

Phiếu kết quả cho biết nhiều hơn chữ “đạt” hay “không đạt”. Anh chị nên xem các chỉ tiêu vi sinh và hóa lý có nằm sát ngưỡng quy định không. Một chỉ tiêu vẫn đạt nhưng lần sau cao hơn lần trước là tín hiệu cần để ý.

So sánh với các lần trước giúp thấy xu hướng tăng dần, thứ mà một lần kiểm nghiệm đơn lẻ không thể cho thấy. Khi có kết quả bất thường, đừng chỉ đổi tần suất mà cần rà soát lại quy trình sản xuất, tìm đúng nguyên nhân rồi mới điều chỉnh.

Câu hỏi thường gặp

Thực phẩm đã có giấy chứng nhận có cần kiểm nghiệm định kỳ không?

Có. Giấy chứng nhận chỉ phản ánh tình trạng tại một thời điểm, còn kiểm nghiệm định kỳ giúp biết sản phẩm còn ổn định theo thời gian. Hai việc này bổ trợ cho nhau chứ không thay thế nhau.

Kiểm nghiệm định kỳ có bắt buộc theo pháp luật không?

Tùy sản phẩm và quy định áp dụng. Anh chị nên đối chiếu văn bản hiện hành cho đúng nhóm sản phẩm, hoặc hỏi trực tiếp cơ quan quản lý. Đừng tự suy đoán rồi làm theo.

Có thể kiểm nghiệm một lần cho nhiều sản phẩm cùng nhóm không?

Trong nhiều trường hợp là được, nếu các sản phẩm dùng chung nguyên liệu nền và cùng quy trình. Vẫn phải lấy mẫu đại diện cho từng sản phẩm, và nên để đơn vị kiểm nghiệm xác nhận phạm vi trước khi làm.

Kết quả kiểm nghiệm có thời hạn sử dụng không?

Phiếu kết quả phản ánh tình trạng tại thời điểm lấy mẫu. Sau thay đổi về nguyên liệu, công thức hay quy trình, kết quả cũ không còn đủ tin cậy, anh chị nên kiểm nghiệm lại.

Nên chọn đơn vị kiểm nghiệm như thế nào?

Hãy chọn đơn vị có năng lực đúng với chỉ tiêu cần làm, có chứng nhận phù hợp và minh bạch về quy trình lấy mẫu. Đừng chỉ nhìn giá rẻ nhất, vì kết quả sai còn tốn kém hơn nhiều. Nếu muốn hiểu sâu hơn, anh chị có thể xem thêm cách tự đánh giá chất lượng để chuẩn bị tốt trước khi đưa mẫu đi. Ngoài ra, bài chi phí làm HACCP cho nhà máy nhỏ sẽ giúp dự trù ngân sách tổng thể cho việc kiểm soát chất lượng.