Đọc Phiếu Kiểm Nghiệm Thực Phẩm Không Đạt Đúng Cách

Cầm trên tay một phiếu kiểm nghiệm không đạt, nhiều chủ cơ sở rơi vào trạng thái rối trí. Tờ giấy nằm đó, còn đầu óc thì đang nghĩ đến lô hàng trong kho và đơn khách đang chờ giao. Chúng tôi viết bài này để anh chị hiểu cách đọc phiếu cho đúng, biết lỗi thường nằm ở đâu và xử lý theo thứ tự hợp lý. Làm đúng ngay từ những giờ đầu sẽ giúp anh chị bình tĩnh hơn, đồng thời tránh vô tình làm sai thêm.

Phiếu báo không đạt nghĩa là gì ngay lúc này?

Trước hết, anh chị cần phân biệt ba trạng thái hay bị nhầm lẫn. Không đạt nghĩa là kết quả đo được đã vượt giới hạn cho phép trong tiêu chuẩn áp dụng. Không đạt có điều kiện thường đi kèm yêu cầu kiểm tra bổ sung trước khi kết luận dứt khoát. Còn chưa có kết luận nghĩa là phòng lab chưa hoàn tất phân tích, nên anh chị đừng vội suy diễn theo hướng nào.

Trong thực tế, hai cơ sở cùng nhận một loại phiếu vẫn có thể đi theo hai hướng rất khác nhau. Một bên xử lý nhẹ nhàng, bên kia có khi bị đình chỉ sản xuất. Lý do thường không nằm ở tờ phiếu, mà ở việc họ có hành động đúng ngay từ đầu hay không. Phiếu chỉ phản ánh quy trình kiểm soát của mình.

Trong 24 giờ đầu, việc cần làm khá cụ thể. Tạm dừng lưu thông lô hàng liên quan, ghi lại bằng văn bản ngày giờ nhận phiếu, chụp lại phiếu và báo ngay người phụ trách chất lượng. Đừng sửa phiếu, cũng đừng gọi điện xin đổi kết quả. Giữ nguyên giấy tờ và niêm phong lô hàng là đủ.

Cấu trúc một phiếu kết quả kiểm nghiệm nhìn từ đâu?

Một phiếu kiểm nghiệm chuẩn thường có ba phần. Phần đầu là thông tin mẫu: mã mẫu, ngày lấy mẫu, ngày nhận mẫu và ngày trả kết quả. Hai mốc ngày lấy và nhận mẫu quan trọng hơn anh chị nghĩ. Mẫu để quá lâu trước khi phân tích có thể làm kết quả lệch đi, nhất là với chỉ tiêu vi sinh, vốn rất nhạy với thời gian và nhiệt độ bảo quản.

Phần giữa ghi phương pháp thử và tiêu chuẩn áp dụng, thường là TCVN, QCVN hoặc quy định riêng. Đây là phần nhiều người lướt qua. Nếu tiêu chuẩn trên phiếu không khớp với loại sản phẩm đang bán, anh chị cần hỏi lại phòng lab ngay. So sánh sai tiêu chuẩn thì mọi kết luận phía sau đều sẽ lệch theo.

Phần cuối là kết quả, đơn vị tính và giới hạn cho phép. Đơn vị như CFU/g thường gặp ở vi sinh, còn mg/kg hay mg/L xuất hiện nhiều ở hóa học. Đọc sai đơn vị là lỗi rất phổ biến. Có khi anh chị hoảng vì một con số trông rất lớn, nhưng khi quy đổi đúng đơn vị thì lại vẫn nằm trong ngưỡng cho phép.

Đọc từng dòng chỉ tiêu thế nào cho đúng?

Mỗi dòng chỉ tiêu có ba cột cần đọc cùng nhau. Cột kết quả là giá trị đo thực tế, kèm đơn vị. Cột giới hạn là mức cho phép với loại thực phẩm đó. Cột đánh giá là kết luận của phòng lab cho riêng chỉ tiêu ấy. Chỉ nhìn một cột rồi kết luận là cách dễ dẫn tới hiểu nhầm.

Điểm dễ sai nhất là đối chiếu với giới hạn của nhóm sản phẩm không đúng. Cùng một chỉ tiêu, giới hạn cho sữa tươi khác hẳn cho thịt chế biến. Chúng tôi từng gặp một cơ sở đem kết quả của sản phẩm đông lạnh so với ngưỡng dành cho sản phẩm tươi, và suýt hoảng vì một con số hoàn toàn bình thường. Hãy chắc chắn anh chị đang so với đúng dòng giới hạn của nhóm sản phẩm mình.

Cột đánh giá thường có ba kiểu: đạt, không đạt, hoặc không xác định do nằm ngoài khoảng đo. Kiểu thứ ba nghe lạ nhưng khá thường gặp. Nó nghĩa là hàm lượng quá thấp hoặc quá cao so với khoảng đo của phương pháp, nên phòng lab không kết luận chính xác được. Khi gặp trường hợp này, anh chị nên hỏi rõ giới hạn phát hiện (LOD) của phép thử đó.

Lỗi nằm ở chỉ tiêu nào thì mới khoanh vùng được?

Các chỉ tiêu thường chia thành ba nhóm, và mỗi nhóm gợi ý một hướng điều tra khác nhau. Nhóm vi sinh gồm E. coli, Salmonella, Listeria và tổng vi sinh vật hiếu khí. Nhóm hóa học gồm kim loại nặng, hàn the, dư lượng kháng sinh và phụ gia vượt mức. Nhóm lý học và cảm quan gồm tạp chất, độ ẩm và độ pH.

Lấy một ví dụ đơn giản. Chỉ tiêu vi sinh vượt ngưỡng thường cho thấy lỗi nằm ở khâu sau gia nhiệt, ở nguyên liệu đầu vào hoặc ở vệ sinh tiếp xúc. Còn hóa học vượt ngưỡng hay liên quan đến định lượng phụ gia hoặc nguồn nước dùng trong sản xuất. Chỉ cần xác định chỉ tiêu nào vượt, anh chị đã thu hẹp được phạm vi kiểm tra khá nhiều, không phải lục lại toàn bộ quy trình.

Chẩn đoán nguyên nhân theo từng ca ra sao?

Khi làm việc với các cơ sở, đội ngũ chúng tôi thường chia việc chẩn đoán theo ba tình huống điển hình. Cách chia này giúp anh chị hình dung rõ hơn lỗi đang nằm ở đâu.

Tình huống thứ nhất: vi sinh vượt ngưỡng sau khi nấu chín. Đây thường là dấu hiệu của nhiễm chéo sau gia nhiệt. Vi khuẩn đi vào thực phẩm sau khi đã nấu xong, qua dụng cụ, bàn tay người thao tác hoặc bề mặt bàn. Nấu chín rồi mà vi sinh vẫn cao thì gần như chắc chắn lỗi nằm ở khâu sau nấu, và đó là chỗ nên kiểm tra trước tiên.

Tình huống thứ hai: vi sinh vượt ngưỡng ngay ở nguyên liệu đầu vào. Khi mẫu nguyên liệu đã nhiễm, lỗi thường thuộc về nhà cung cấp hoặc khâu bảo quản trước khi đưa vào sản xuất. Anh chị nên lấy mẫu từ lô nguyên liệu còn lưu để đối chiếu, xem nhiễm từ nguồn hay nhiễm trong kho.

Tình huống thứ ba: hóa học vượt ngưỡng. Thường là định lượng phụ gia bị sai hoặc nguồn nước không đạt. Hãy xem lại cân đo, công thức pha chế và kết quả xét nghiệm nước đầu vào gần nhất.

Để khoanh vùng chính xác, anh chị nên đối chiếu phiếu với nhật ký sản xuất và biên bản vệ sinh của đúng ngày, đúng ca đã lấy mẫu. Nếu biên bản vệ sinh bỏ trống hoặc ghi sơ sài, đó cũng là manh mối đáng chú ý, vì nó cho thấy khâu kiểm soát có thể đã bị bỏ qua.

Bước xử lý khi chỉ tiêu vượt ngưỡng cho phép ra sao?

Quy trình thường gồm bốn bước nối tiếp nhau. Bước một là tạm dừng lưu thông lô hàng liên quan và ghi văn bản rõ ràng. Bước hai là dùng mẫu lưu hoặc lấy mẫu mới để kiểm nghiệm lại khi cần đối chứng. Nên gửi mẫu tới một đơn vị khác có năng lực, để tránh nghi ngờ về tính khách quan của kết quả.

Bước ba là truy xuất nguồn gốc, xác định chính xác lô nào, ca nào bị ảnh hưởng. Nếu không truy xuất được, anh chị sẽ phải thu hồi trên diện rộng hơn nhiều, và chi phí tăng đáng kể. Vì vậy, hãy ghi nhãn lô ngay từ đầu, dù việc này có vẻ rườm rà.

Bước bốn là khắc phục gốc rễ, lập biên bản và theo dõi hiệu quả. Biên bản cần ghi rõ nguyên nhân, biện pháp đã thực hiện và người chịu trách nhiệm. Sau đó nên theo dõi thêm vài mẻ liên tiếp để chắc rằng lỗi không tái diễn.

Chọn đơn vị kiểm nghiệm và đọc đúng phương pháp thế nào?

Trước khi gửi mẫu, anh chị nên kiểm tra đơn vị có đủ năng lực, được công nhận và phương pháp thử còn hiệu lực. Một phòng lab đạt chuẩn ISO/IEC 17025 sẽ có phạm vi công nhận ghi rõ từng phép thử. Đừng ngại yêu cầu họ cho xem phạm vi đó trước khi giao mẫu.

Hãy hỏi rõ giới hạn phát hiện (LOD) và giới hạn định lượng (LOQ) của từng chỉ tiêu. LOD là mức thấp nhất máy có thể phát hiện sự có mặt của chất, còn LOQ là mức thấp nhất có thể đo chính xác. Kết quả nằm giữa hai mức này chỉ mang tính tham khảo, không nên dùng để kết luận chắc chắn.

Khi so sánh kết quả giữa hai đơn vị khác nhau, cần lưu ý phương pháp và giới hạn của mỗi bên có thể không giống nhau. Vì thế con số đôi khi lệch dù mẫu cùng một lô. Đừng vội kết luận bên nào đúng bên nào sai, hãy đối chiếu phương pháp trước đã. Nếu muốn tìm hiểu thêm về cách vận hành một chương trình kiểm soát chất lượng, anh chị có thể tham khảo tài liệu của Trung tâm Đào tạo FIC.

Sai lầm nào hay gặp khi xử lý phiếu không đạt?

Sai lầm đầu tiên là bỏ qua phiếu rồi vẫn tiếp tục bán hàng, vì nghĩ chỉ là sai số nhỏ. Có cơ sở đã mất cả giấy phép chỉ vì suy nghĩ như vậy. Dù vượt ngưỡng bao nhiêu, phiếu vẫn là bằng chứng pháp lý, nên cần coi trọng ngay từ đầu.

Sai lầm thứ hai là tự ý sửa phiếu hoặc yêu cầu đổi kết quả. Việc này rất nguy hiểm và có thể bị xử lý nghiêm vì hành vi làm sai lệch tài liệu. Kết quả đã trả thì chỉ có thể kiểm tra lại bằng mẫu lưu hoặc mẫu mới, không bao giờ được sửa trên giấy.

Sai lầm thứ ba là chỉ khắc phục bề mặt mà không tìm nguyên nhân gốc. Lau sạch một chỗ rồi thôi, lần sau lỗi lại quay về. Chỉ khi biết chính xác khâu nào sai, hành động mới có tác dụng lâu dài.

Khi nào cần kiểm nghiệm lại và tần suất bao nhiêu là hợp lý?

Thời điểm hợp lý để lấy mẫu lại là sau khi đã xử lý xong nguyên nhân và chạy sản xuất đủ vài mẻ. Lấy mẫu quá sớm thường không phản ánh được hiệu quả thật của biện pháp khắc phục. Hãy chọn những mẻ đại diện cho quy trình hiện tại, không nên chỉ chọn mẻ trông đẹp nhất để đem đi kiểm.

Với các nhóm sản phẩm rủi ro cao như thịt, sữa và đồ ăn sẵn, nên kiểm định thường xuyên hơn. Tần suất cụ thể tùy quy mô và lịch sử của từng cơ sở, nhưng với những nhóm này, anh chị đừng chờ tới khi có sự cố mới bắt đầu kiểm.

Điều quan trọng nhất là ghi nhận lịch sử kết quả đều đặn. Một bảng theo dõi giúp anh chị nhận ra xu hướng, chẳng hạn chỉ tiêu nào đang dần tiến gần ngưỡng, khâu nào hay gây lỗi. Đây chính là cách phòng bệnh hơn chữa bệnh mà chúng tôi vẫn khuyên học viên.

Nếu muốn hiểu sâu hơn về cách đọc chỉ tiêu vi sinh, anh chị có thể tham khảo bài chỉ tiêu vi sinh vật trong thực phẩm là gì và cách đọc phiếu. Về tần suất kiểm định, bài kiểm nghiệm thực phẩm định kỳ bao lâu một lần là hợp lý sẽ giúp anh chị lập lịch phù hợp với quy mô của mình.

Câu hỏi thường gặp

Phiếu không đạt có bắt buộc phải thu hồi sản phẩm không?

Không phải lúc nào cũng bắt buộc thu hồi toàn bộ, nhưng việc tạm dừng lưu thông lô liên quan thì cần làm ngay. Mức thu hồi phụ thuộc vào chỉ tiêu vượt, mức độ nguy hại và phạm vi lô bị ảnh hưởng. Anh chị nên trao đổi với cơ quan quản lý địa phương để có hướng xử lý đúng quy định.

Có thể yêu cầu kiểm nghiệm lại không, và mất bao lâu?

Có thể, bằng cách dùng mẫu lưu hoặc lấy mẫu mới để kiểm nghiệm lần hai. Thời gian thường từ vài ngày đến một, hai tuần tùy chỉ tiêu. Riêng vi sinh thường cần thêm thời gian nuôi cấy. Anh chị nên hỏi phòng lab thời gian cụ thể trước khi gửi mẫu.

Kết quả không đạt có ảnh hưởng đến giấy chứng nhận đã cấp không?

Có thể, nhất là khi lỗi lặp lại hoặc liên quan đến điều kiện đã cam kết. Cơ quan cấp chứng nhận có thể yêu cầu kiểm tra lại hoặc tạm đình chỉ tùy mức độ. Xử lý nhanh và minh bạch là cách bảo vệ giấy chứng nhận tốt nhất. Anh chị có thể xem thêm bài giấy chứng nhận an toàn thực phẩm hết hạn phải làm sao để nắm các bước tiếp theo.

Làm sao biết chỉ tiêu nào là lỗi do lấy mẫu sai?

Dấu hiệu thường là kết quả lệch hẳn so với các mẻ trước trong khi quy trình không đổi, hoặc mẫu bị nhiễm do dụng cụ lấy mẫu không sạch. Biên bản lấy mẫu ghi đầy đủ người lấy, thời gian và cách bảo quản sẽ giúp phân biệt hai trường hợp này. Nếu vẫn nghi ngờ, hãy yêu cầu lấy mẫu lại có người chứng kiến.